Un antiguo refrán dice “Donde manda capitán, no manda marinero”, el cual tiene una aplicación autodestructiva muy directa cuando hablamos de los gastos de la alta gerencia o de los accionistas (si se trata de empresas familiares), la que consiste en que el área tributaria y/o contable no es suficientemente exigente con dichas instancias para el sustento de los gastos de viaje y viáticos (y muchos otros también).

Para facilitar la labor del control interno de la empresa, déjenme plantear los problemas que he visto este tipo de gastos en los últimos años, me atrevería a afirmar que en más del 90% de los casos se presente uno de estos (basta uno para que no se pueda deducir):

1. El motivo del viaje debe calificar como “indispensable”, y su probanza en documentada.

Aunque no debemos llegar a extremos, lo que la norma indica es que NO se presume que el viaje es deducible, sino todo lo contrario.  En términos generales, pueden entenderse como deducibles los gastos en viajes destinados a:

• Clientes y potenciales negocios

Lo que incluirá negociación de contratos, ejecución de prestaciones y, en general, todo aquello por lo cual se cobre o potencialmente pueda generar.

• Control y servicios de la empresa

Si la empresa está descentralizada y tiene oficinas en provincias, podrá deducir los viajes a sus distintas oficinas. No ocurre lo mismo con las visitas a la matriz y a las filiales (personas jurídicas distintas), ni siquiera a las sucursales en el extranjero, pues, en el común de los casos, estos viajes trascienden el objetivo de generación de rentas gravadas. En todo caso, cuando estemos ante sucursales del extranjero, los gastos de viaje serán deducibles de las rentas de fuente extranjera y no de las de fuente peruana.

• Capacitación

Incluye cursos, seminarios, ferias y eventos que, en general, tengan relación con el objeto de la empresa o habilidades que se quiere desarrollar en los trabajadores.

• Proveedores

Por ejemplo, un viaje para solicitar un préstamo para la empresa o para negociar la explotación de una franquicia en el Perú, o la búsqueda de proveedores en países como China o India, en la medida que el giro de la empresa lo permita.

La empresa debe PROBAR el motivo del viaje con CORRESPONDENCIA o documentos aplicables, pero no puede PRESUMIR que el gasto es deducible.  Hay destinos como el Caribe, Las Vegas, Orlando, entre otros, que podrían tener una explicación, pero tendría que ser MUY BUENA.

2. Gastos de viaje de terceros pueden ser deducibles.

También serán deducibles los gastos de viaje cuando la empresa contrate a terceros para que le brinden determinados servicios (consultoría, reparación, desarrollo de sistemas, etcétera).  Sin embargo, en estos casos resulta altamente recomendable indicar expresamente en el contrato correspondiente que la empresa asumirá los gastos que se deriven de tales servicios.

3. Los acompañantes NO son deducibles

Esto está EXPRESAMENTE indicado en la norma tributaria: no cónyuges, no hijos, nadie diferente al trabajador o representante de la empresa.

4. Los viáticos, que incluyen alojamiento, comida y movilidad, tienen un tope diario, dependiendo del destino.
5. Los viajes locales requieren facturas al 100%.
6. El alojamiento en el exterior requiere un comprobante de pago, no es indispensable que esté a nombre de la empresa, puede estar a nombre del trabajador.
7. La comida y movilidad pueden estar sustentados con una declaración jurada, que está regulada, hasta por el 30% del tope diario. El detalle es que cada vez que he pedido estas declaraciones, casi nunca me las han entregado, porque los ejecutivos están muy ocupados para llenarlas.